कंप्यूटर का उपयोग सरकार, उद्योग, गैर-लाभकारी और गैर-सरकारी संगठनों और घर में किया जाता है, लेकिन उनका प्रभाव व्यापार और उद्योग में सबसे अधिक रहा है। व्यवसाय की प्रतिस्पर्धी प्रकृति ने कंप्यूटर प्रौद्योगिकी और सिस्टम डिजाइन में निरंतर प्रगति की मांग पैदा की है। इस बीच, कंप्यूटर सिस्टम की बढ़ती कीमतों और उनकी बढ़ती शक्ति और उपयोगिता ने अधिक से अधिक उद्यमों को व्यावसायिक कार्यों की एक विस्तृत श्रृंखला के लिए कंप्यूटर सिस्टम में निवेश करने के लिए प्रेरित किया है।
आज, कंप्यूटर का उपयोग व्यवसाय उद्यम के सभी पहलुओं में डेटा को संसाधित करने के लिए किया जाता है: उत्पाद डिजाइन और विकास, विनिर्माण, इन्वेंट्री नियंत्रण और वितरण, गुणवत्ता नियंत्रण, बिक्री और विपणन, सेवा डेटा, लेखांकन और कार्मिक प्रबंधन। इनका उपयोग सभी आकारों के व्यवसायों में और विनिर्माण, थोक, खुदरा, सेवाओं, खनन, कृषि, परिवहन और संचार सहित सभी उद्योग क्षेत्रों में किया जाता है।
Business Usage of Computer
कंप्यूटर सिस्टम का सबसे आम व्यावसायिक उपयोग डेटाबेस प्रबंधन, वित्तीय प्रबंधन और लेखांकन और शब्द संसाधन हैं। ग्राहक, विक्रेता, कर्मचारी, सूची, आपूर्ति, उत्पाद आदेश और सेवा अनुरोध जैसे विषयों पर डेटाबेस में बदलती जानकारी का ट्रैक रखने के लिए कंपनियां डेटाबेस प्रबंधन प्रणालियों का उपयोग करती हैं।
वित्तीय और लेखा प्रणालियों का उपयोग संख्यात्मक डेटा के बड़े संस्करणों पर विभिन्न गणितीय गणनाओं के लिए किया जाता है, चाहे वह वित्तीय सेवा कंपनियों के बुनियादी कार्यों में या फर्मों की लेखा गतिविधियों में हो। स्प्रेडशीट या डेटाबेस मैनेजमेंट सॉफ्टवेयर से लैस कंप्यूटर, इस बीच, देय खातों, प्राप्य खातों, और पेरोल विभागों द्वारा वित्तीय डेटा को संसाधित करने और सारणीबद्ध करने और उनके नकदी प्रवाह स्थितियों का विश्लेषण करने के लिए उपयोग किया जाता है। अंत में, वर्ड प्रोसेसिंग सर्वव्यापी है और इसका उपयोग विभिन्न प्रकार के दस्तावेज़ बनाने के लिए किया जाता है, जिसमें आंतरिक मेमो, बाहरी संस्थाओं से पत्राचार, जनसंपर्क सामग्री, और उत्पाद (प्रकाशन, विज्ञापन और अन्य उद्योगों में) शामिल हैं।
डेटाबेस का उपयोग कृत्रिम बुद्धिमत्ता पर आधारित सॉफ्टवेयर के उपयोग के माध्यम से रणनीतिक निर्णय लेने में मदद करने के लिए भी किया जा सकता है। एक डेटाबेस प्रणाली में उत्पादों, सेवाओं, ग्राहकों, आदि के रिकॉर्ड और आँकड़ों के अलावा एक विशिष्ट क्षेत्र के भीतर पिछले मानव अनुभव के बारे में जानकारी शामिल हो सकती है। इसे नॉलेज बेस के रूप में जाना जाता है। विशेषज्ञ प्रणाली के उपयोग के उदाहरणों में निवेश विश्लेषण, वित्तीय नियोजन, बीमा अंडरराइटिंग और धोखाधड़ी जोखिम भविष्यवाणी जैसी व्यावसायिक पूर्वानुमान गतिविधियां शामिल हैं। विशेषज्ञ प्रणालियों का उपयोग विनियामक अनुपालन, अनुबंध बोली, जटिल उत्पादन नियंत्रण, ग्राहक सहायता और प्रशिक्षण से जुड़ी गतिविधियों में भी किया जाता है।
COMPUTER SYSTEMS AND SMALL BUSINESS
अधिकांश छोटे व्यवसायों के लिए, कंप्यूटर की दुनिया में कूदना एक प्रतिस्पर्धी आवश्यकता है, खासकर इंटरनेट के आगमन के साथ। लेकिन कंप्यूटर सिस्टम खरीद उद्यमियों और स्थापित व्यवसाय मालिकों के लिए समान रूप से चुनौतीपूर्ण हो सकती है। आखिरकार, छोटे व्यवसाय उद्यमों में आमतौर पर अपने बड़े व्यापार भाइयों की तुलना में त्रुटि के लिए कम मार्जिन होता है। इस वास्तविकता को देखते हुए, मालिकों और प्रबंधकों के लिए कंप्यूटर और कंप्यूटर सिस्टम का चयन और रखरखाव करते समय समझदारी से चुनाव करना बहुत महत्वपूर्ण है। व्यवसाय के मालिकों और प्रबंधकों को कंप्यूटर विकल्पों का वजन करते समय विचार करने की आवश्यकता वाले चार प्रमुख क्षेत्र हैं: 1) आपकी कंपनी की समग्र व्यावसायिक रणनीति; 2) अपने ग्राहकों की जरूरतों; 3) अपने कर्मचारियों की जरूरतों; और 3) स्वामित्व की तकनीकी लागत (TCO)।
1. Company Strategy
सिनसिनाटी बिजनेस कूरियर में रिचर्ड हेंसले ने लिखा, "कंप्यूटर सिस्टम तकनीक को एक स्टैंड-अलोन इकाई के रूप में देखना आम बात है, जब वास्तव में, इसे बड़े पैमाने पर और अधिक व्यापक रूप से उपयोग किए जाने वाले व्यावसायिक उपकरणों में से एक माना जाना चाहिए।" "[कंप्यूटर सिस्टम प्रौद्योगिकी] एक उपकरण है जो समग्र कॉर्पोरेट रणनीति को प्राप्त करने के लिए महत्वपूर्ण है।
हालांकि यह मालिक के दिमाग में अच्छी तरह से मौजूद हो सकता है, कई छोटी और मध्यम आकार की कंपनियों के पास कोई विस्तृत लिखित प्रणाली रणनीति नहीं है। यह आश्चर्य की बात नहीं है। , क्योंकि सिस्टम प्रौद्योगिकी कार्यान्वयन के कई निर्णय रणनीतिक रूप से आधारित होने की तुलना में अधिक प्रतिक्रियाशील हैं। प्रतिस्पर्धात्मक दबाव, बाज़ार को पकड़ने की आवश्यकता, और आंतरिक विकास निर्णय लेने के लिए मजबूर करते हैं। " इसके बजाय, सिस्टम क्रय निर्णयों को समग्र रणनीतियों का मूल्यांकन करने और वर्तमान परिचालन प्रक्रियाओं की प्रभावशीलता का आकलन करने के अवसर के रूप में सक्रिय रूप से उपयोग किया जाना चाहिए।
2. Customer Needs
व्यापार मालिकों को यह भी सुनिश्चित करना होगा कि उनका चुना हुआ कंप्यूटर सिस्टम ग्राहकों की जरूरतों को पूरा करे। क्या ग्राहकों के साथ चल रहा संचार आपके व्यवसाय का एक महत्वपूर्ण घटक है? यदि ऐसा है, तो आपका सिस्टम उन विशेषताओं से लैस होना चाहिए जो आपको और आपके क्लाइंट को समय पर और प्रभावी तरीके से कंप्यूटर के माध्यम से संवाद करने की अनुमति दें। क्या आपके व्यवसाय का स्वास्थ्य ग्राहक के आदेशों को संसाधित करने और चालान बनाने पर टिका है? यदि हां, तो सुनिश्चित करें कि आपका सिस्टम ऐसी आवश्यकताओं को आसानी से संभाल सकता है।
3. Workforce Needs
चाहे एक नया कंप्यूटर सिस्टम शुरू करना हो या किसी मौजूदा सिस्टम में बदलाव करना हो, व्यवसाय अनिवार्य रूप से उन तरीकों को बदलते हैं जिनमें उनके कर्मचारी काम करते हैं, और इस कारक को ध्यान में रखा जाना चाहिए। हेन्सले ने कहा, "कर्मचारियों से कुछ प्रतिरोध का अनुभव करना असामान्य नहीं है, जो यथास्थिति से प्रस्थान करने के लिए अनिच्छुक हैं।" "इस तरह के प्रतिरोध को सिस्टम के विकास, या संशोधन में प्रभावित कर्मचारियों को शामिल करके अक्सर बहुत कम किया जा सकता है।
वे वर्तमान प्रणाली के भीतर क्या अच्छा काम करते हैं और क्या नहीं करता है पर व्यावहारिक जानकारी प्रदान कर सकते हैं। एक बार बदलावों को लागू किया गया है। सभी उपयोगकर्ताओं के लिए एक प्रशिक्षण कार्यक्रम और समर्थन संरचना की स्थापना करें। यह सिस्टम के लाभों को अधिकतम करेगा और बदलाव से परिणाम प्राप्त करने के लिए बेहतर सुसज्जित कर्मचारियों को प्रदान करेगा। " इसके अलावा, कंपनियों को यह सुनिश्चित करने की आवश्यकता है कि कंप्यूटर प्रौद्योगिकी एक बुद्धिमान फैशन में वितरित की गई है। कंप्यूटर को रैंकिंग के अनुसार, जरूरत के हिसाब से आवंटित किया जाना चाहिए।
4. Total Cost of Ownership
कई छोटे व्यवसाय अपने हार्डवेयर निर्णय लेते समय विभिन्न कंप्यूटर सिस्टम से जुड़े संचित लागतों पर विचार करने के लिए उपेक्षा करते हैं। मूल मूल्य टैग के अलावा, कंपनियों को खरीद से जुड़ी छिपी सूचना प्रौद्योगिकी लागतों को तौलना होगा। इन लागतों को स्वामित्व की कुल लागत (TCO) के रूप में जाना जाता है, इसमें तकनीकी सहायता, प्रशासनिक लागत, बेकार उपयोगकर्ता संचालन और पूरक व्यय (प्रिंटर स्याही और कागज की लागत, बिजली, आदि) शामिल हैं। एक अन्य कारक जिस पर विचार किया जाना चाहिए, वह है उपकरण का उपयोगी जीवन। आखिरकार, जैसा कि हेंसले ने कहा, "प्रासंगिक जानकारी का उत्पादन करने की क्षमता को आश्वस्त करने के लिए, प्रौद्योगिकी प्रणालियों को निर्धारित निवेश की आवश्यकता होती है।
" इस वास्तविकता को नजरअंदाज करने वाले व्यवसाय के मालिक अपने जोखिम पर ऐसा करते हैं, विशेषज्ञों का सुझाव है। एंटरप्रेन्योर में हीथर पेज ने लिखा, "जब लागत में कटौती की बात आती है, तो आपकी पहली प्रवृत्ति में से एक हो सकता है कि जब तक आप नई तकनीक पर खर्च करने वाले कम पैसे के बारे में सोच रहे हों, अपने पीसी पर पकड़ रखें।" असल में, हालांकि, इस तरह के तर्क अंततः व्यवसाय की लागत को बढ़ाते हैं। "समझाया हार्डवेयर, सॉफ्टवेयर और ऑपरेटिंग सिस्टम की कई पीढ़ियों के होने से आपके पीसी वातावरण की जटिलता बढ़ जाती है, इस प्रकार आपकी लागत बढ़ जाती है," पृष्ठ समझाया। "न केवल आपको पुरानी तकनीकों में तकनीकी विशेषज्ञता बनाए रखनी है, बल्कि आपको नई तकनीकों के साथ काम करने और कई वातावरणों का समर्थन करने के लिए अपने सभी कस्टम एप्लिकेशन विकसित करने के लिए पुराने उपकरणों के लिए भी तरीके खोजने होंगे।"
आज के तेजी से बदलते कारोबारी माहौल को देखते हुए, सिस्टम अपग्रेड जीवन का एक तथ्य है। जैसा कि जोएल ड्रेफस ने फॉर्च्यून में उल्लेख किया है, "यदि आपके पास अपने व्यावसायिक कंप्यूटरों पर नवीनतम और (हमेशा) सबसे बड़ा सॉफ्टवेयर और हार्डवेयर नहीं है, तो आपके विक्रेता और कर्मचारी आपको महसूस कर सकते हैं कि आप क्विल पेन और चर्मपत्र से सिर्फ एक कदम दूर हैं।
" लेकिन अपग्रेड इनिशिएटिव को अनिवार्य रूप से अनुमोदित नहीं किया जाना चाहिए। इसके बजाय, व्यवसाय के मालिकों और प्रबंधकों को उचित लागत-लाभ विश्लेषण का संचालन करना चाहिए, स्थापना और प्रशिक्षण लागत, अन्य प्रणालियों के साथ संगतता, नई सुविधाओं की उपयोगिता और व्यावसायिक जरूरतों को पूरा करने की मौजूदा क्षमता जैसे बड़े कंप्यूटर सिस्टम अपग्रेड में निवेश करने से पहले वजन करना चाहिए।
